EZD GO – mobilna administracja

W ramach realizacji tej usługi na początku określono zakres i funkcjonalność aplikacji, której zadaniem jest kontrola procesu głosowania nad dokumentami (uchwały, zarządzenia i inne) oraz ich podpisanie podpisem kwalifikowanym.

Należy tutaj wskazać, iż podstawowy system obiegu i przygotowywania dokumentów do głosowania stanowi system EZD PUW.

Docelowy krąg osób korzysta głównie z urządzeń mobilnych tj. tablety czy smartfony.

System informuje o rozpoczęciu głosowania, przypomina o terminach głosowań a także o jego zakończeniu.

Każde głosowania może zostać wzbogacone o dyskusję w postaci pytań i odpowiedzi .

Głosowanie w trybie tajnym nie zawiera  informacji o osobie oddającej głos.

W większości przypadków głosowanie odbywa się z równoczesnym podpisaniem dokumentu PDF z umieszczeniem na nim odpowiedniej wizualizacji dla każdego oddanego głosu tak, aby wszystkie zwizualizowane podpisy zostały ułożone w odpowiednich odstępach na dokumencie.

System obsługiwać może różne rodzaje wniosków: głosowanie, informacja, zarządzenie. Nie każdy tryb wymaga podpisania dokumentu, zaś każdy tryb to odpowiedni to różne typy działań procesu.

System jest dostępny w trybie zdalnym z każdego miejsca - wystarczy dostęp do sieci Internet.

Do każdego głosowania można dodać obserwatorów, którzy mogą śledzić postęp.

Rejestrowanie wniosków - tutaj następuje uaktywnienie procesu i nadanie mu unikatowego numeru.

EZD GO rejestrowanie wniosku w EZD PUW

Kreator głosowania umieszczony w sprawie EZD - tu wybieramy tryb i rodzaj głosowania, termin oraz możemy opatrzyć to głosowanie komentarzem.

EZD GO kreator głosowania.

Wybór gremium - tu wśród listy uprawnionych do głosowania możemy wybrać czy osoba jest dostępna (jeżeli nie możemy wpisać powód niedostępności) oraz czy ma złożyć podpis pod dokumentem.

EZD GO kreator glosowania gremium

Panel głosowania - tu umiejscawiają się podtawowe informacje takie jak: data i czas rozpoczęcia głosowania, liczba kart oraz kar wykorzystanych do głosowania, panel komentarzy i odpowiedzi, zegar odliczający czas do zakończenia głosowania oraz przypomnienie.

EZD GO panel głosowania

Logowanie do aplikacji Asseco Simply Sign. Umożliwia ona złożenie podpisu elektronicznego na urządzeniu mobilnym bez konieczności użycia fizycznego czytnika karty z certyfikatem.

EZD GO logowanie Asseco Simply Sign

Po zalogowaniu pojawia się widok karty do głosowania zawierającej najważniejsze informacje: dokument (wizualizacja), co do którego ma być podjęte głosowanie, termin upływu głosowania, oraz same przyciski do głosowania: ZA, PRZECIW, WSTRZYMANIE, WYŁACZENIE Z GŁOSOWANIA. Oczywiście modyfikacja przycisków oraz ich funkcjonalność jest ustalana indywidualnie z naszymi Klientami.

EZD GO karta głosowania

Aplikacja umożliwia też przejście do trybu głosowania prostego??

EZD GO link głosowania proste

W widoku lista głosowań można zobaczyć informacje o głosowaniach z podziałem na:

I. OTWARTE - gdzie dodatkowo wydzielono sekcje:

• W TRAKCIE - procesy trwające w których wydano kartę, która nie została jeszcze wykorzystana
• OBSŁUŻONE - procesy trwające w których wydano kartę, która została wykorzystana

II. ZAKOŃCZONE - procesy zakończone z informacjami o dacie i godzinie zakończenia.

EZD GO lista głosowań

Bardzo przydatną funkcję stanowi sekcja pytań i odpowiedzi - jest to rodzaj chatu, w którym można wymieniać uwagi/informacje związane z danym głosowaniem  pomiędzy jego uczestnikami.

EZD GO głosowanie pytania odpowiedzi

Wszystkie wytwarzane przez nas moduły posiadają własny rejestr, który zawiera wszystkie - ustalane indywidualnie - szczegóły poszczególnych pozycji - w tym przypadku głosowań.

Oczywiście wpisy do rejestru aktualizują się na bieżąco - w zależności od zakończonego etapu procesu.

Aplikacja mobilna EZD GO realizuje funkcjonalności takie jak:

• Dekretacja, wstępna dekretacja
• Przekazywanie, udostępnianie
• Podpisywanie, akceptowanie
• Podgląd spraw, dokumentów, korespondencji, historii obiegu
• Głosowania, obsługę posiedzeń komitetów
• Delegacje krajowe, obsługę pojazdów z modułu floty

Aplikacja dostosowana jest wizualnie do wymagań Podmiotu w trakcie procesu wdrożenia.

Wybrane ekrany aplikacji: